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Manual de Instrucciones

Presupuestos

En la pantalla inicial, podremos ver los presupuestos que tenemos registrados en el sistema. Inicialmente, como todas las pantallas listados extensos, esta pantalla está filtrada por el mes en curso, es decir, si hoy es día 11/Marzo, visualizaremos los presupuestos del mes de Marzo.

Además del filtro de fechas, podremos filtrar por estado del presupuesto (Entregado, Aceptado y Rechazado) Código o Nombre del presupuesto

Nuevo Presupuesto

Al crear un Nuevo Presupuesto, tendremos que seleccionar un cliente de nuestra base de datos para el cual vamos a asociar el presupuesto.

Una vez hayamos seleccionado el cliente, podremos insertar tantas líneas como queramos y gestionando cada línea de forma individual.

Te explicamos más acerca de cómo gestionar cada línea aquí

En este momento, la única acción que podremos hacer con el presupuesto es «Registrar Presupuesto» para aceptar los cambios y que se guarden en el sistema.

En el caso de cerrar la ventana ya sea con la X de la parte superior derecha o el botón «Cerrar», el presupuesto no se guardará.

Editar Presupuesto

En la edición del presupuesto, podremos modificar cualquier línea, pero no podremos modificar el cliente ni la fecha de registro.

Te explicamos más acerca de cómo gestionar las líneas de los presupuestos aquí

Podremos acceder a las acciones que podemos realizar sobre un presupuesto pulsando sobre el botón «…» que se encuentra en la parte inferior derecha.

Acciones del Presupuesto

Tras pulsar el botón «…» que se encuentra en la parte inferior derecha, nos aparecerá el siguiente menú contextual.

> Eliminar:

Acción que nos permite eliminar el presupuesto de nuestro listado.

> Modificar Notas:

Por defecto, cada presupuesto tiene como pie de página las notas que hayamos configurado previamente en la Configuración.

Esta opción nos permite modificar individualmente estas notas en el caso de que en alguna ocasión las condiciones generales sean diferentes o queramos modificarlo en un presupuesto en particular por alguna razón.

> Aplicar Descuento:

Para poder aplicar un descuento a las líneas del presupuesto, previamente tendremos que seleccionar cada línea de forma individual.

Al pulsar la opción, el sistema nos enseñará una pantalla indicándonos la suma total de las líneas seleccionadas.

Aquí podremos indicar el precio total que querremos en la suma de dichas líneas y el propio sistema hará los cálculos necesarios para aplicar un descuento proporcional a cada una de las líneas.

> Duplicar Presupuesto:

Esta acción nos permite duplicar el presupuesto, permitiéndonos asignar el presupuesto a otro cliente, añadir/eliminar líneas del presupuesto previo.

> Facturar:

Para llevar un mayor control de las líneas que hemos facturado y que están pendientes de facturar de cada presupuesto, el programa nos permite realizar facturas seleccionando las líneas deseadas.

Así pues, por cada presupuesto podremos tener tantas facturas como líneas haya en él.

Explicamos más sobre la Facturación aquí

A medida que vayamos facturando líneas, podremos ver en qué factura está registrada esa línea del presupuesto

Vista de la línea sin facturar
Vista de la línea facturada
> Imprimir:

A la hora de imprimir un presupuesto, podremos elegir varias opciones:

  • Imprimir Detalles de Líneas: Imprime el presupuesto con el «Descompuesto» de cada línea. Aquí explicamos más sobre los detalles de las líneas de un presupuesto.
  • Imprimir Sin Detalles: Veremos la impresión del presupuesto sin los «Descompuestos» de cada línea.
  • Imprimir Parte Trabajo: Imprime el presupuesto listando solamente las líneas con la descripción y cantidad, sin el importe de cada una de las líneas. En esta opción, el sistema checkeará si se han seleccionado alguna línea del presupuesto y en caso afirmativo, solamente listará las líneas seleccionadas.
Presupuesto Con Detalle de Líneas
Presupuesto Sin Detalle de Líneas
Parte de Trabajo

Líneas del Presupuesto

En este apartado, explicaremos las características particulares que puede tener una línea de un presupuesto.

A términos generales, a cada línea podemos observar que tiene 6 columnas diferenciadas

> Descripción:

A medida que vayamos tecleando la descripción, el programa nos va a sugerir posibles coincidencias con productos / servicios que tengamos registrados para poder rellenar de forma automática precios o descripciones que hayamos configurado previamente para cada uno de ellos. Estos precios, lógicamente se van a poder modificar por cada presupuesto y por cada línea en particular.

> Cantidad:

La cantidad presupuestada referente a la línea en particular.

> Precio:

Precio por unidad.

> Descuento:

Descuento (en %) aplicado a cada línea del presupuesto.

Como ya hemos visto aquí, existe una posibilidad de poder aplicar un descuento a varias líneas del presupuesto a la vez

> I.V.A.:

El tipo de IVA que se le aplicará a cada línea.

> Importe:

Total de la línea.

Existen algunas acciones adicionales para las líneas del presupuesto que podrán ser ejecutadas a partir del menú contextual que aparece al presionar el botón

Detalles Línea

Esta opción nos despliega una pantalla adicional para poder editar con mucho más detalle cada una de las líneas del presupuesto.

Dónde podremos modificar los mismos campos que en la línea del formulario general además de poder indicar Descompuestos.

Un Descompuesto, se refiere un detalle que podremos insertar para que el precio unitario de la propia línea sea la suma total de los diferentes Descompuestos.

En el ejemplo que enseñamos en pantalla de arriba, vemos cómo el precio unitario (95.00) «Precio Unidad» es la suma total de la lista que se muestra en la parte inferior (35.00 + 30.00 + 30.00)

Si una línea tiene precios Descompuestos, no podremos modificar directamente el precio unitario de la propia línea pero el resto de campos (Cantidad, Descuentos e IVA) sí que podremos modificarlos.

Cómo es habitual en el programa, al final de cada línea de Descompuestos podremos ver el icono de menú contextual para poder eliminar un descompuesto en particular.

Informe

El botón «Ver Informe» nos listará todos los presupuestos que tengamos en pantalla ofreciendo un resumen del total de los presupuestos y el importe total de todos ellos.

Facturas

En el listado inicial, podremos ver las facturas que tenemos registradas en el sistema. Inicialmente, como todas las pantallas listados extensos, esta pantalla está filtrada por el mes en curso, es decir, si hoy es día 11/Marzo, visualizaremos los presupuestos del mes de Marzo.

Además del filtro de fechas, podremos filtrar por Código y si queremos ver solamente las «Pendientes de Cobro» o «Excluir las Abonadas» de la lista.

El aspecto general de las facturas en el listado, podremos verlo como en la imagen anterior siendo:

  • Rojo: las facturas pendientes de cobro (aquí indicamos cómo registrar cobros en facturas).
  • Verde: las facturas que están cobradas en su totalidad
  • Amarillo: facturas que han sido abonadas.

Nueva Factura

Al crear una Nueva Factura, tendremos que seleccionar un cliente de nuestra base de datos para el cual vamos a generar dicha Factura.

Una vez hayamos seleccionado el cliente, podremos insertar tantas líneas como queramos y gestionando cada línea de forma individual.

Como hemos visto en el punto de Presupuestos, las facturas pueden ser generadas a partir de un Presupuesto o también podremos generar una Factura en blanco y a partir de aquí ir insertando líneas que compondrán la propia Factura.

Acciones de la Factura

En la parte inferior de cada factura, podremos encontrar los botones que nos permitirán realizar diferentes acciones con la factura.

Dichas acciones podrán variar dependiendo de si la factura está registrada o está todavía pendiente de registrar.

Acciones de una factura pendiente de registro
Acciones de una factura registrada
> Registrar Factura:

Acción que nos registra una factura obteniendo una nueva numeración a partir de la configuración del sistema. Esta acción ya no es reversible a no ser que posteriormente «Abonemos» la factura

> Modificar Notas:

Al igual que ocurre en los Presupuestos, cada factura tiene un pie de página que hayamos configurado previamente en la Configuración.

Esta opción nos permite modificar individualmente estas notas en el caso de que en alguna ocasión las condiciones generales sean diferentes o queramos modificarlo por alguna razón en particular.

> Cobrar Factura:

Aquí vemos como podemos dar por cobrada una factura en el sistema. Este botón simplemente nos rellena el campo con la cantidad pendiente de facturar y dejándolo listo para que nosotros simplemente tengamos que indicar la fecha y forma de cobro deseada.

> Abonar Factura:

Realiza un abono de factura. Esta acción no es reversible por lo que si abonamos una factura, tendremos que generar otra de nuevo.

> Imprimir:

Realiza una impresión de la factura en formato PDF.

Cobros de Factura

De forma individual, en cada factura tendremos un espacio para poder indicar los cobros que vayamos realizando de la misma. De este modo, tendremos un control absoluto en nuestro negocio de qué tenemos pendiente por cobrar y qué facturas han sido ya cobradas por completo.

Podremos introducir tantas líneas de cobro como queramos en cada factura hasta que la factura quede totalmente cobrada por completo (la suma de todos los cobros sea igual al total de la factura)

Para ir indicando los cobros, tendremos que entrar en una factura en particular y ver que en la zona superior derecha existe un apartado de «Cobros«.

A continuación vamos a ver los diferentes escenarios que nos podemos encontrar:

Una factura que no se ha realizado ningún cobro y que no esté abonada, presentará este estado.

En el momento que rellenemos la columna «Importe» se registrará un cobro para la factura en el que podremos cambiar la fecha y la forma del cobro.

Si una factura tiene algún cobro registrado pero no está cobrada al completo, el sistema seguirá generando más líneas de cobro en blanco para que se puedan registrar.

Una vez que la factura esté cobrada por completo, no aparecerán nuevas líneas de cobro y la propia factura aparecerá en Verde en el listado general.

En cualquier momento, podremos utilizar el botón de cada línea de cobros para poder eliminar un cobro en concreto.

Cobros

Por cada cita, venta de productos, cuotas de cursos, etc… el sistema genera un cobro automáticamente en estado pendiente de cobro. En ese módulo, podremos ver todos los cobros del programa para su gestión administrativa.

Dependiendo de los estados del cobro, podremos verlos en 2 posibles colores colores

  • Rojo: para aquellos que hayan sido generados automáticamente por el sistema pero no los hayamos registrado todavía.
  • Verde: Para los cobros que hayan sido registrados, y por lo tanto el sistema haya creado una Factura Simplificada asociado al cobro.

En general, cada vez que pasemos un cobro de estado “Pendiente” a estado “Cobrado”, el sistema generará una Factura Simplificada automáticamente y la línea del cobro en cuestión no se podrá modificar a no ser que abonemos la Factura Simplificada generada.

En este módulo veremos más opciones que nos permiten los cobros.

Los cobros se pueden gestionar de forma individual utilizando el signo icono del menú contextual que encontramos al final de cada línea. 

Dependiendo del estado del cobro y el origen del mismo (si es un anticipo, un cobro generado por una cuota, etc.) podremos realizar unas acciones u otras en el menú contextual.

La siguiente imagen, nos muestra cómo se ven los cobros generados en el programa para todos nuestros clientes y los filtros de la parte superior, nos ayudarán a acotar la lista de los cobros centrándonos en aquellos que queremos gestionar.

Cada cobro, podrá ser modificado antes de ser registrado (en Rojo) de forma rápida y en la misma ventana en todos sus conceptos: Fecha del cobro, Descripción, Importe y Forma de Cobro.

Más adelante, explicaremos como poder modificar también el cobro añadiendo un descuento o modificando el tipo de I.V.A. que tiene asociado al mismo.

Acción de Cobros - Individualmente

De forma individual, en la parte derecha de cada cobro, vemos el icono que nos muestra un menú adicional con las acciones que podemos realizar para cada cobro de forma individual.

Acciones para un cobro pendiente de registrar
Acciones para un cobro registrado
> Registrar Cobro:

Veremos esta acción para los cobros que estén pendientes de registro (en Rojo) y por norma general, esta acción nos registrará el cobro y generará una Factura Simplificada asociada al mismo.

Nota: Habrá ocasiones, que por configuración del sistema, los cobros tienen que ser validados por un departamento de administración, por lo que si es el caso, el cobro quedará como registrado pero el programa no generará ninguna Factura Simplificada automáticamente hasta que se valide el cobro.

> Facturar y Cobrar:

Con esta acción NúvolSoftware generará una Factura completa y además generará una línea de cobro en esa misma factura para que en ese momento el sistema la de por cobrada al completo.

> Detalles Cobro:

Con esta acción podremos ver una pantalla dónde podremos ver más campos para su posible modificación de los que se pueden ver en la lista de los cobros.

Se entiende que son acciones poco habituales, por ello y por aligerar las tareas comunes, estos cambios se tienen que hacer desde esta ventana secundaria.

Además de los campos que ya se podían modificar en la propia línea del cobro, podremos modificar los siguientes datos:

  • TipoIVA
  • IVA Incluido
  • Descuento
> Eliminar Cobro:

Nos permite eliminar el cobro del sistema que esté pendiente de registro.

Nota: Existen cobros, que están vinculados a Citas o Ventas que se entiende que van a ir siempre unidos (no podemos tener en NúvolSoftware un Servicio o una Venta sin un cobro asociado) por lo que si eliminamos un cobro que esté vinculado a alguno de estos dos tipos de actividad, el Servicio o Venta asociada al cobro también se eliminará.

> Anular Cobro:

Nos permite anular un cobro ya registrado y por lo tanto dejarlo en estado pendiente (en Rojo) de nuevo para poder corregir errores de registro o anulaciones por parte de los clientes.

Este proceso, generará una Abono de Factura Simplificada o un Abono de Factura automáticamente para dejar el registro financiero.

Acción de Cobros - En Grupo

Además de las tareas que podemos realizar en los cobros de forma individual, hay acciones que podremos hacer de forma colectiva y que se aplicarán a TODOS los cobros, que por los filtros que tengamos aplicados, estén visualmente en pantalla en ese momento.

Para poder acceder a estas acciones en grupo, tendremos que pulsar el botón para que nos aparezca el siguiente menú adicional.

> Aplicar Descuentos:

Si queremos realizar descuentos a todos los cobros que estén pendientes de registro. Esto lo usaremos para poder aplicar promociones de forma colectiva a cobros ya devengados por el sistema.

> Eliminar Descuentos:

Eliminará todos los descuentos a los cobros que estén todavía pendientes de registro.

> Procesar Cuotas:

Si seleccionamos esta acción, NúvolSoftware nos enseñará un formulario para que indiquemos la fecha del cobro para las cuotas que queramos generar.

Una vez aceptada la fecha, el programa revisará todas las cuotas activas en dicha fecha y que no hayan sido procesadas con anterioridad para generar los cobros pendientes de registro en el sistema para su posterior gestión.

> Registrar Cobros:

Esta acción nos registrará de forma masiva todos los cobros que tengamos listados en pantalla y que estén todavía en estado pendiente de registro (en Rojo).

En el caso de que el programa esté configurado para evitar la verificación por otro departamento, generará directamente una Factura Simplificada por cada uno de los cobros registrados.

> Validar Cobros:

En el caso de que el programa esté configurado para que todos los cobros registrados tengan que ser verificados previamente por otro departamento /responsable NúvolSoftware, como ya hemos comentado previamente, dejará el cobro en un estado registrado pero sin haber generado ninguna Factura Simplificada de forma automática.

Este paso nos permite que, tras la revisión previa de todos los cobros pendientes de validación, podamos registrarlos de forma masiva y que genere para todos ellos de forma automática las Facturas Simplificadas correspondientes a cada uno de los cobros.

> Generar Remesa:

Acción que nos generará la remesa para aquellos cobros que no hayan sido remesados con anterioridad independientemente del estado que tengan.

Para aquellos cobros que ya hayan sido registrados y validados, y por lo tanto NúvolSoftware les haya asociado ya una Factura Simplificada, simplemente los incluirá en la remesa y los marcará como Remesados.

En cambio, si lanzamos esta acción y los cobros NO habían sido registrados y validados, esta acción generará y asociará las Facturas Simplificadas a cada uno de estos cobros y posteriormente los incluirá en la remesa.

Aquí explicamos cómo configurar los Tipos de Cobro para que puedan ser incluidos en la remesa cuando ejecutemos esta acción.

Caja

A continuación, mostramos la pantalla principal de la caja del sistema.

Como es habitual en este tipo de listados largos, los registros se filtrarán por el mes en el que estemos y posteriormente lo podremos modificar a nuestro antojo.

En la parte superior, tendremos las diferentes acciones de nuestro módulo:

Cerrar Caja

Esta opción del módulo de caja, nos permite cerrar de forma automática el último día abierto y abrirnos el nuevo día.

Como consecuencia de esto, el Saldo Inicial del nuevo día, será el mismo al Saldo Final del día anterior.

Registro Inicial

Esta opción nos permite generar un registro de caja para un día en concreto y con un Saldo Inicial que nosotros indicaremos a través del formulario que vemos a continuación.

En caso de tener algún día abierto en el sistema, la fecha tendrá que ser posterior al último día abierto.

Usaremos básicamente esta opción siempre que empecemos a usar el módulo de caja por primera vez o que hayamos tenido que dejar de utilizar el módulo de caja por algún motivo (vacaciones, cierre del negocio temporal, …). De este modo evitaremos tener que cerrar la caja día a día hasta llegar al día deseado.

Registro de Caja

En las líneas de la lista, podemos ver un resumen de los datos que han ido dejando registros en caja.

Aquí te explicamos cómo configurar los diferentes tipos de cobro y podrás ver qué es necesario configurar para que dejen registros en caja.

NúvolSoftware nos permitirá visualizar los detalles de cualquier día registrado en el sistema pero solo se podrán introducir movimientos de forma manual para el último día abierto con el único fin de evitar descuadres entre los diferentes días ya cerrados.

Además el último día cerrado, es el único que podremos eliminar, por lo tanto si queremos corregir algún día en concreto, tendremos que ir eliminando de forma manual el último día abierto hasta llegar al que queramos modificar.

> Registrar un Movimiento:

Para poder registrar un movimiento de forma manual, simplemente tendremos que pulsar el botón y nos aparecerá una pantalla con los diferentes campos a rellenar

Tipo de Movimiento: Podremos elegir entre Entrada o Salida de caja.

Importe: Importe a registrar

Descripción: Podremos indicar una descripción para el movimiento que estamos registrando

> Imprimir día:

Como ya hemos indicado, todos los registros que el programa va haciendo de forma automática y que tienen el tipo de cobro que genere movimiento en caja, van a ir apareciendo en el detalle del día.

Adicionalmente podremos imprimir este listado para poderlo descargar en formato PDF.

En este informe no solamente veremos los movimientos de caja sino que veremos un resumen de todos los movimientos generados en el sistema ya sea del tipo que sea para poder tener un detalle general de todas las entradas/salidas de nuestro negocio en ese día en particular.

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