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Manual de Instrucciones

Clientes / Proveedores

En el Módulo de Clientes / Proveedores, podremos ver todas las opciones para la gestión referentes a los mismos.

Ademas, podremos tener un acceso directo a las secciones de Presupuestos, Facturación y Facturas de Compra por estar directamente, estas secciones, ligadas de forma muy directa con los Clientes y Proveedores.

En este apartado, nos centraremos en cómo gestionar los Clientes, Proveedores y Corredores detallando cada pestaña de sus fichas

Clientes

Este es el aspecto general de la ficha del cliente.

Como podemos observar, existen una serie de pestañas, que detallamos aquí y unas acciones específicas para el cliente que veremos a continuación

Acciones del Cliente

En la ficha de cliente, podremos ver en la parte inferior derecha las siguientes acciones:

> Eliminar Cliente:

Acción que nos permite eliminar el cliente de nuestro listado.

Solamente podremos eliminar un cliente si éste no tiene cobros o facturas registradas para evitar inconsistencia de datos.

> Saldo Cliente:

Nos muestra una ventana emergente que nos dará detalles de las cantidades que tiene el cliente en concepto de Total en Facturas, Total Cobrado, Total Anticipos y un sumatorio total del Saldo.

En función de si el saldo total es deudor (nos debe) el Saldo Final estará en Rojo y en caso contrario el resultado estará en Verde

> Enviar Email:

Esta opción nos abre el gestor de correo electrónico que tengamos instalado en nuestro ordenador (Outlook, Mail, etc.) preparando el correo con la dirección que tenemos configurada en la ficha del cliente.

Pestañas de la Ficha del Cliente

Pestaña General

Información general referente al cliente.

Información Adicional

Información extra referente al cliente como el Estado del cliente, Sexo o datos de facturación para los casos en los que el nombre del cliente sean diferentes a sus datos de facturación.

Historia

En esta pestaña podremos ver datos referentes a la historia clínica del paciente como Observaciones Previas, Tratamiento a seguir, Patología y la Historia Clínica.

NOTA: Esta pestaña, solo será visible en el caso de que el usuario sea Administrador o si le hemos dado acceso expresamente al usuario en el punto de “Conexiones Externas”

Informe Médico

A cada cliente, le podremos asignar informes médicos para poder llevar un mayor control del mismo.

Historial

Veremos un listado de citas prestadas al cliente, así como información referente a la misma como el tipo de servicio prestado, el calendario en el que hemos registrado la cita, fecha y hora, … 

En las citas, cabe la posibilidad de realizar anotaciones puntuales de cada una de ellas o incluso cambiar el estado que puede ser de interés para el profesional. 

Para modificar estas notas o el estado, simplemente pulsaremos sobre la cita en cuestión y nos aparecerá una pantalla en la zona derecha para poder realizar las funciones de anotaciones.

Cuotas

En esta pestaña, podremos asignar las cuotas a las que el cliente estará abonado. Podremos asignar tantas cuotas como queramos para cada cliente.

> Asignar una Cuota a un cliente

Simplemente tendremos que pulsar el botón «Nueva Cuota» para indicar que le vamos a asignar una cuota nueva al cliente.

> Información de la Cuota

En cada línea, podremos observar los siguientes campos:

  • Cuota: Referente a la cuota a la que el cliente está abonado. Esta cuota la asignaremos del listado que habremos registrado en el programa y que explicamos cómo hacerlo con detalle aquí.
  • Fecha Alta: Indica la fecha en la que el cliente se dio de alta a la cuota señalada.
  • Fecha Baja: En el caso de que un cliente no quiera hacer más uso de la cuota, podremos indicar una fecha de baja, a partir de aquí, el sistema dejará de generar cobros automáticos para dicho cliente. Un cliente que no tenga fecha de baja, significa que el sistema seguirá generando cobros cada mes.
  •  Forma de Cobro: Será la forma en la que el cliente nos va a pagar dicha cuota. Podremos modificar la forma de cobro en cualquier momento para que el programa genere el cobro correspondiente como indica en la cuota. La forma de cobro las asignaremos del listado que habremos registrado en el programa y que explicamos cómo hacerlo con detalle aquí.
  • Precio: Indicaremos el precio asignado por cada cuota y cliente. Este precio nos lo marcará el sistema dependiendo de la configuración que hayamos hecho en las cuotas (y que explicamos con detalle aquí) pero individualmente podremos modificar estas cuotas en cualquier momento.
> Menu adicional

Al pulsar el botón de menú adicional de la línea (Icono con las tres líneas) podremos interactuar con la cuota en cuestión ofreciéndonos las siguientes opciones:

  • Eliminar Cuota: Eliminaremos la cuota seleccionada. Es recomendable que usemos el campo «Fecha Baja» en lugar de eliminar la cuota si queremos indicar que el cliente deja de hacer uso de la cuota ya que así no perderemos trazabilidad.
  • Generar Cobro: Aquí vemos como generar los cobros de forma masiva en el sistema, pero si queremos generar un cobro para una cuota en concreto, podremos usar esta opción. Esto registrará el cobro para el cliente y la cuota en cuestión para el mes de la fecha que indiquemos.

Cursos

En esta pestaña, podremos indicar a qué cursos está matriculado el cliente. La gestión es muy similar al del punto anterior pero a diferencia de las Cuotas, aquí tendremos un control de asistencia por cliente y curso.

Ventas

Utilizaremos la pestaña para realizar ventas directas de artículos registrados en el sistema en el módulo de Almacén.

Cada venta, generará un cobro para que podamos gestionarlo de forma individual y que explicamos en detalle aquí.

Mientras no registremos el cobro asociado a la venta, ésta podrá ser modificada en cualquiera de sus campos.

A continuación veremos un ejemplo de una línea con el cobro pendiente de registrar y otra con el cobro ya registrado.

Venta con el cobro pendiente de registrar
Venta con el cobro registrado

Cobros

Por cada cita, venta de productos, cursos, etc.. el sistema genera un cobro automáticamente en estado pendiente de cobro. En esta pestaña, podremos gestionar los cobros generados para el cliente para su gestión administrativa.

Dependiendo de los estados del cobro, podremos verlos en diferentes colores (explicamos con más detalle la gestión de los cobros aquí):

  • Rojo: para aquellos que hayan sido generados automáticamente por el sistema pero no los hayamos registrado todavía.
  • Verde: Para los cobros que hayan sido registrados, y por lo tanto el sistema haya creado una Factura Simplificada asociado al cobro.

En general, cada vez que pasemos un cobro de estado “Pendiente” a estado “Cobrado”, el sistema generará una Factura Simplificada automáticamente y la línea del cobro en cuestión no se podrá modificar a no ser que abonemos la Factura Simplificada generada.

Los cobros se pueden gestionar de forma individual utilizando el signo icono del menú contextual que encontramos al final de cada línea. 

Dependiendo del estado del cobro y el origen del mismo (si es un anticipo, un cobro generado por una cuota, etc.) podremos realizar unas acciones u otras en el menú contextual.

El botón “Recuperar Cobro” nos permite añadir cobros de los cursos que por la combinación de las fechas de matrícula y fecha de cobro no se hayan registrado automáticamente en el sistema o que hayamos eliminado nosotros manualmente. Es decir, si un alumno ha sido matriculado a un curso el 11 de Marzo, se incluyen automáticamente en su ficha cobros pendientes de cuotas a partir de la fecha de matrícula. Si queremos asignar cobros de cuotas anteriores a la fecha de matriculación del alumno, deberemos utilizar el botón “Recuperar Cobro” para indicar qué cobros queremos añadir al alumno que no han sido registrados como devengados automáticamente por el sistema.

Presupuestos

Esta pestaña, nos permite la gestión de los presupuestos de forma individual por cada cliente.

Facturas

Esta pestaña, nos permite la gestión de las facturas de forma individual por cada cliente.

Proveedores

Este es el aspecto general de la ficha de Proveedor/Acreedor.

Básicamente, utilizaremos estas fichas para poder llevar un control detallado de nuestros gastos.

En esta ocasión, la ficha del Proveedor solamente tiene 2 pestañas que explicamos con detalle a continuación:

Pestaña General

Información general referente al proveedor.

Facturas de Compra

Utilizaremos esta pestaña para poder trasladar a NúvolSoftware las facturas de compra que nos van emitiendo nuestros Proveedores / Acreedores con el fin de poder llevar un control íntegro tanto de ingresos por la parte de nuestro cliente, como de los gastos.

Cuando queramos crear un nuevo gasto, simplemente pulsaremos el botón «Nueva Factura Compra» lo que nos mostrará la siguiente pantalla para poder registrar la factura al detalle.

En la pantalla mostrada, podemos distinguir diferentes zonas:

> Datos de Factura:

Los datos que encontramos en la zona superior izquierda, los podremos rellenar en función de los datos de la empresa emisora, es por ello que la fecha de factura y el código de factura es editable.

Además podemos indicar un tipo de gasto para poder tenerlos agrupados.

> Datos de Factura:

En la zona superior derecha, veremos los Pagos que hayamos ido registrando por cada gasto.

Podremos tener tantas líneas de Pagos como queramos, hasta que el importe total de la Factura de Compra sea igual al importe total pagado.

Una vez que hayamos pagado toda la factura, dejarán de aparecer «Líneas de Pago» en blanco y en el listado de las Facturas aparecerá en Verde

Con el botón del «Menú Contextual» podremos eliminar pagos que hayamos introducido por error.

> Líneas de la Factura:

Añadiremos nuevas líneas utilizando el botón «Insertar Línea» y en ese momento aparecerá una nueva línea en la factura para que podamos rellenar los datos correspondientes.

Por cada línea, veremos además que tenemos el logo del «Menú Contextual» que nos permitirá eliminar la línea en caso de necesidad.

Cada línea podrá tener un «Tipo de Gasto» independiente para poder desglosar al máximo detalle los gastos de nuestra empresa

> Zona de Impuestos:

En la parte inferior podremos indicar si este gasto incluye alguna cantidad en concepto de Tasas o Retenciones.

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